Jak skutecznie prowadzić nowoczesne biuro
Autor: kmiecikowski
Skutecznie prowadzony sekretariat walnie przyczyni się do sprawnego działania każdej instytucji. Aby poprawić efektywność, działalność biurowości warto wprowadzić dwie podstawowe instrukcje kancelaryjne.
Pierwszym i zarazem podstawowym dokumentem będącym fundamentem sprawnie funkcjonującego biura jest instrukcja kancelaryjna. Jest to norma, o charakterze wewnątrzzakładowym, określająca szczegółowo drogę dokumentacji w danej instytucji. Po pierwsze powinna określać, kto jest upoważniony do odbioru pism przychodzących oraz w jaki sposób się je rejestruje. Następnie musi określać zasady dystrybuowania pism do odpowiednich komórek organizacyjnych, a także dawać jasne zasady przekazywania sprawy do załatwienia odpowiedniej osobie. Po drugie instrukcja kancelaryjna musi zawierać wytyczne, kto może sporządzać pisma, a dodatkowo określać jasne zasady w jakich projekty pism są aprobowane przez zwierzchników. W instrukcji kancelaryjnej zawarte powinny również być zasady rejestrowania pism wychodzących oraz przechowywania dokumentów w archiwum zakładowym. W przeważającej większości przypadków instrukcja kancelaryjna zawiera wzory dzienników przeznaczonych do rejestracji pism przychodzących i wychodzących, wzory pieczątek jak również np. wzory etykiet do oznaczania zarchiwizowanych dokumentów.
W obecnej chwili zauważa się tendencję do zapisywania w instrukcji kancelaryjnej także zasad bezpieczeństwa teleinformatycznego. Ta część instrukcji określa normy i koncepcje nadawania uprawnień użytkownikom lokalnego systemu informatycznego, zasady jakimi muszą kierować się pracownicy przy tworzeniu haseł oraz określać harmonogram tworzenia kopii zapasowych. Zasadniczo każda firma ma dowolność przy tworzeniu swoich wewnętrznych zapisów, aczkolwiek dobrze będzie, gdy instrukcja kancelaryjna stosowana w przedsiębiorstwie prywatnym będzie wzorowana na tych przeznaczonych dla instytucji publicznych.
Drugą najważniejszą pomocą kancelaryjną jest jednolity wykaz akt. Tak jak instrukcja kancelaryjna określa życie dokumentu podczas jego obiegu w instytucji, tak wykaz akt zawiera instrukcje jak przechowywać dokumenty. Podzielony jest na grupy o oznaczeniach alfanumerycznych, które dokładnie określają z jakiej komórki organizacyjnej pochodzą dokumenty albo jakich spraw dotyczą. Dobrze sporządzony wykaz akt, uniemożliwia zagubienie się nawet w przypadku, gdy dana instytucja ma bardzo dużą produkcję dokumentacji.
Właściwie sporządzone pomoce kancelaryjne wspomagają działalność biurowości, co wprost przekłada się na produktywność działania sekretariatu. Ponadto dobrze sporządzona instrukcja kancelaryjna i wykaz akt podnoszą bezpieczeństwo przechowywania tajemnic zakładowych.
Przedsiębiorstwo Usług Archiwistycznych ARIADNA - usługi archiwistyczne na najwyższym poziomie.
Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.