Biznes blog

wtorek, 8 listopada 2016

12 taktyk ułatwiających skuteczną komunikację w biznesie

Autor: Urszula Winiarska

Będąc właścicielem firmy, menadżerem, handlowcem komunikujesz się ze swoimi klientami, partnerami biznesowymi, pracownikami... W trakcie spotkań, rozmów, sporządzania umów handlowych, trzeba umieć przekonać do swoich racji drugą stronę. W życiu prywatnym dobra komunikacja też ma wpływ na nasze relacje z innymi.

Kevin Hogan, znany ekspert w dziedzinie mowy ciała i siły podświadomości, przekonuje nas, że „perswazja jest wszędzie wokół nas.” Aby przekonać inną osobę do naszego sposobu myślenia, należy „dostosować swój umysł do jej umysłu.”

Perswazja to: „ tłumaczenie komuś czegoś, namawianie, odradzanie, przekonywanie kogoś o czymś, perswadowanie” - Kevin Hogan

Perswazja to jedna z metod negocjacji. Ma 4 podstawowe zadania:

Pozwala dojść do porozumienia poprzez dyskusję.
Otwiera drogę do rozwiązania problemu.
Jest czynnikiem łagodzącym spory.
W przeciwieństwie do manipulacji, perswazja nie wywołuje negatywnych skojarzeń u odbiorców.

Techniki perswazji pomagają pokierować myślami i zachowaniami ludzi, tak, aby sprzyjały celom, które pragniemy osiągnąć.
WAŻNE jest, aby techniki perswazji były stosowane w sposób etyczny i odpowiedzialny.

Jak przekonać drugą osobę, aby przyjęła nasz punkt widzenia?
Trzeba przede wszystkim zrozumieć motywację i dążenia drugiego człowieka. Jeśli będziemy mieć taką wiedzę, to możemy tak zbudować swoją koncepcję lub prośbę, aby mogła być szybko zaakceptowana przez drugą osobę. Jednym z najpotężniejszych narzędzi umożliwiających działania w tym kierunku są właściwe słowa. Poznaj 12 taktyk, które ułatwiają skuteczną komunikację z innymi.

Taktyka nr 1 - Od razu zadbaj o dobre stosunki
Ludzie są bardziej skłonni mieć dobre stosunki z kimś, kogo lubią. Trzeba zatem wyrobić w sobie poczucie empatii i prawdziwego zainteresowania sprawami innych. Ludzie potrafią doskonale wyczuć czy jesteś szczery, czy warto Ci zaufać.
„Dobre stosunki opierają się na wzajemnym zaufaniu i emocjonalnej bliskości relacji z drugą osobą”– K. Hogan

Taktyka nr 2 – Zgraj się ze swoim rozmówcą
Dobrym sposobem na nawiązanie dobrych stosunków jest naśladowanie. Lubimy bowiem ludzi, których uważamy za podobnych do siebie. Musisz jednak zachowywać się subtelnie i naturalnie.

Taktyka nr 3 – Zmieniaj tempo mówienia, brzmienie lub wysokość swojego głosu. Głos jest potęgą samą w sobie. Dlatego „nieważne, co mówisz, ale jak to mówisz.”

Taktyka nr 4 – Wzbudź poczucie wzajemności
Jeśli dasz komuś coś znaczącego będzie się czuł zobowiązany do zrobienia tego samego dla Ciebie.

Taktyka nr 5 – Przyznaj się do słabości
Jeśli przyznamy się do błędu lub słabości stajemy się bardziej wiarygodni, godni zaufania i uczciwi.

Taktyka nr 6 – Opowiedz krótką historię o kimś podobnym do rozmówcy
Opowiedz swojemu rozmówcy o kimś kto posłuchał Twojej rady. Powinna to być osoba, która przypomina Ci obecnego rozmówcę. Wtedy poczuje się bohaterem takiej historii i uzyskasz z nim dobre stosunki.

Taktyka nr 7 – Okaż szacunek
Komplement może być okazaniem szacunku dla drugiej strony. Nawet niewielka dawka szacunku może wiele zdziałać. Szacunek to potężna siła!

Taktyka nr 8 – Zawsze daj więcej niż obiecałeś
Zrób coś wyjątkowego, czego się druga strona nie spodziewa.

Taktyka nr 9 – Zrób coś szybciej, łatwiej, lepiej
Te trzy działania najlepiej jeśli występują razem.

Taktyka nr 10 – Wykorzystaj przestrzeń jako tajną broń
Czasem otoczenie może wpłynąć na zachowanie i myślenie Twojego rozmówcy zanim Ty wypowiesz pierwsze słowo. Zatem ma znaczenie to, gdzie się spotkasz i o jakiej porze.

Taktyka nr 11 – Ludzie wierzą w to, co sami mówią, a nie w to, co Ty mówisz
Wszyscy lubimy sami decydować o sobie. Nie lubimy, żeby ktoś mówił nam, co mamy robić. Najlepszym wyjściem jest doprowadzenie danej osoby do ustalonego z góry stanu, poprzez zadawanie pytań, które ją angażują.

Taktyka nr 12 – Robienie notatek
Samo zapisanie czegoś stanowi rodzaj zobowiązania. Im więcej będzie zapisane, tym większe będzie zaangażowanie. Możesz to zrobić w notesie, kalendarzu, zeszycie...

Przedstawione taktyki mogą być zastosowane zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym, bo ich działanie jest uniwersalne. Dobrej komunikacji, tak jak każdej umiejętności, można się przecież nauczyć. Trzeba ćwiczyć i stosować w praktyce. W każdej rozmowie i sytuacji należy panować nad swoimi emocjami. Jak to zrobić? Możesz wykorzystać do tego np. Uważność.

Źródło: Kevin Hogan, Ukryta perswazja. Psychologiczne taktyki wywierania wpływu, Helion 2009
fot.Kaz/px

Autor: Urszula Winiarska
Strefa Mediacji

Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.

7 zalet krytyki, które ułatwią Ci przyjmowanie krytycznych uwag

Autor: Urszula Winiarska

Krytyka może dopaść nas wszędzie. Nie tylko w firmie, gdy klient krytykuje wykonaną usługę, produkt, pracownika czy właściciela.

Z krytyką spotykamy się także w domu, na spacerze, w Internecie, podczas spotkań... Czasami można mieć wrażenie, że jesteśmy na huśtawce... zastanawiamy się, czy osoba krytykująca ma rację, czy się myli, czy uwaga krytyczna jest uzasadniona, czy nie?

Czy krytyka sprawia, że czujesz niepokój. A może, gdy dopada Cię poczucie winy, to zaczynasz się tłumaczyć? Zastanawiasz się może, jak przyjmować krytykę?
Bez względu na to, jakie masz podejście, jedno jest pewne, na pewno masz kontrolę nad tym, jak podchodzisz do krytyki.
Polecam Ci poznanie 7 zalet krytyki, bo jak nie można czegoś wyeliminować, to dobrze jest to poznać.

7 zalet krytyki

Daje Ci Inne Spojrzenie
Każdemu z nas trudno jest obiektywnie spojrzeć na siebie i swoje działania. Na pewno intensywną reakcję emocjonalną mogą wywołać słowa, z którymi się nie zgadzamy. Warto wtedy zadać sobie pytanie:

„Co jest prawdą, w tym co słyszę?”

To pozwoli Ci poznać lepiej samego siebie.
Uczysz się Cierpliwości
To niełatwe zadanie, aby słuchać krytyki bez gwałtownej reakcji emocjonalnej. Wymaga to bowiem skupienia się na słuchaniu, a nie mówieniu. Aby wykonać to zadanie można sobie pomyśleć, że krytykujący chce Ci pomóc, ale niestety nie potrafi, a my nie musimy przyjmować każdej pomocy.
Pracujesz nad swoim Ego
Rozbudowane i wyolbrzymione ego może zamknąć nas na własny rozwój. Krytyka jest w stanie sprowadzić nas na właściwy poziom. Tak, bywa to nieprzyjemne. Ma jednak pozytywne znaczenie, bo robi miejsce na nową wiedzę i otwiera nam umysł.
Doskonalisz się w sztuce komunikacji
Krytyka pozwala Ci na poznanie lęków i pragnień drugiej strony. Staje się okazją do tego, aby porozmawiać. Każdy ma prawo do własnego zdania. Nawet jeśli z czymś się nie zgadzasz, wyraź to umiejętnie. Po wysłuchaniu wszystkich argumentów zamiast sprzeciwiać się lub zaprzeczać możesz powiedzieć:

” Mój pogląd różni się od Twojego. Jeśli pozwolisz spróbuję Ci go przedstawić.”
Uczy Cię korzystania z konstruktywnej krytyki
Koniecznie należy pamiętać, że nie każda krytyka ma konstruktywną wartość. Można jej słuchać bez utraty pewności siebie oraz wiary, że to co robisz, jest niezbędne do osiągania w życiu czegoś więcej niż przeciętności.
Uczy Cię Aktywnego Słuchania
Aktywne słuchanie krytyki umożliwi Ci świadome reagowanie na krytyczne uwagi. Zazwyczaj, gdy usłyszysz pierwsze słowa krytyczne, to zaczynasz szukać odpowiedzi na postawiony zarzut. W tym momencie przestajesz jednocześnie słyszeć, co mówi druga strona.

Jak nauczyć się aktywnego słuchania?
Najprostsza metoda polega na stosowaniu parafrazy (odzwierciedlania), czyli powtarzanie tego, co mówi druga osoba swoimi słowami. Można tak zacząć wypowiedź:

„Z tego co rozumiem... ” lub „Chcesz mi powiedzieć, że...” itp.

W ten sposób będziesz mieć pewność, że dobrze zrozumiałeś słowa drugiej osoby. Aby móc stosować ten sposób, musisz być aktywnie skupiony na słuchaniu, a nie na swoich wewnętrznych emocjach.
Udowadniasz, że robisz coś znaczącego
Fakt, że jesteś krytykowany staje się informacją, że to co robisz wzbudza zainteresowanie i uwagę. Podczas działania, tworzenia taka reakcja jest lepsza od obojętności lub ciszy.

Jak się zachować, gdy jesteśmy krytykowani?

Gdy ktoś Cię krytykuje odpowiadaj mu spokojnie i racjonalnie.
Podziękuj za podzielenie się przemyśleniami lub emocjami.
Przekaż swoje zdanie na temat problemu, a nie krytycznej uwagi.

Brak reakcji jako dobry sposób
Jeżeli nie potrafisz odpowiedzieć spokojnie, to brak Twojej reakcji może być lepszy niż złość i inne negatywne emocje.

Idź naprzód pomimo krytyki

Znasz to przysłowie:

„Psy szczekają, a karawana idzie dalej...”

Z odwagą, pomimo krytyki, działaj inaczej niż wszyscy. Wyciągaj z krytyki wszystko to, co Cię może zbudować. Nie pozwalaj ludziom ściągać się ze swojej drogi. A przede wszystkim, nie pozwól, aby krytyka zatrzymała Cię w realizacji Twoich planów, zamierzeń i marzeń.

Możliwe, że gdy przyjrzysz się spokojnie i obiektywnie krytyce, stwierdzisz, że chcesz pozostać przy swoim zdaniu. Wiesz już, że krytyka nie zawsze jest konstruktywna, a wtedy nie buduje człowieka. Niekiedy służy innym ludziom do manipulacji po to, abyś poczuł się źle. Wtedy łatwiej nami manipulować i kontrolować.

Źródło: Kozyra B., Komunikacja bez barier, MT Biznes, 2008
www.zenlider.pl
fot.geralt/px

Urszula Winiarska
Papiernikus

Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.

Zakładanie spółki z o.o.

Autor: Julia Wolińska

Na początku zakładania własnej firmy, pierwszym dylematem, który się pojawia jest wybór odpowiedniej formy prawnej dla przedsiębiorstwa. Jeżeli przedsiębiorca zdecydował się na zakładanie spółki z o.o., to musi wiedzieć, iż w jej przypadku wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania prowadzonej firmy własnym majątkiem.

Ze względu na to, iż formalności związane z rejestracją spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie są skomplikowane, jest ona uważana za najpopularniejszą i najczęściej wybieraną formę na prowadzenie firmy.

Zanim jednak zakładanie spółki z o.o. znajdzie się na etapie finalnym, przedsiębiorca musi przebrnąć przez kilka etapów, które są niezbędne do tego, aby móc rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej. Tym sposobem przedsiębiorca kolejno powinien zająć się wywiązaniem z poniższych obowiązków.

1. Sporządzeniem umowy spółki, za której treść odpowiedzialni są wszyscy wspólnicy. Umowa ta musi mieć formę pisemną, a następnie musi zostać zawarta w formie aktu notarialnego. W treści umowy spółki z o.o. należy zawrzeć:

- nazwę oraz adres jej siedziby,

- przedmiot prowadzonej działalności,

- kwotę wnoszonego kapitału zakładowego,

- określenie informacji na temat udziałów spółki,

- jeśli został określony, to czas na jaki założona została spółka.

2. Dokonaniem zgłoszenia rejestracyjnego danej spółki w KRS, a więc Krajowym Rejestrze Sądowym. Czas na wykonanie tego zadania określony został na 6 miesięcy od dnia podpisania sporządzonej przez wspólników umowy spółki. Wnioskiem zgłaszającym spółkę do rejestru jest KRS-W3, który może zostać złożony jedynie w sądzie rejestrowym właściwym co do siedziby spółki. Bardzo istotne jest to, aby do wniosku dołączyć również druki takie, jak:

- KRS-WE, który zawiera wszelkie informacje o wspólnikach,

- KRS-WM, który określa przedmiot działalności spółki,

- KRS-WK, który wymienia osoby upoważnione do reprezentowania spółki,

- KRS-WA, który informuje o oddziałach firmy (nieobowiązkowe),

- KRS-WL, który określa powołanych prokurentów oraz zakres ich obowiązków (nieobowiązkowe).

3. Spełnieniem dodatkowych wymogów narzucanych przez obowiązujące w Polsce przepisy prawa, do których zaliczyć możemy:

- pozyskanie numerów REGON i NIP,

- założenie konta firmowego w banku,

- rejestrację firmy jako podatnika VAT,

- podjęcie decyzji o wyborze formy opodatkowania firmy.

Jeżeli przedsiębiorca wywiąże się ze wszystkich powyższych obowiązków, to śmiało może rozpocząć prowadzenie własnej działalności gospodarczej. Z pewnością na początku pojawi się wiele kwestii, które będzie trzeba ustalić np. forma prowadzenia księgowości. Na wszystko przyjdzie czas i ze wszystkim przedsiębiorca na pewno będzie w stanie sobie poradzić. W razie wątpliwości i braku wiedzy w poszczególnych kwestiach, warto skorzystać z usług doradczych, które świadczone są przez osoby profesjonalne, wykształcone oraz doświadczone, co daje gwarancję podjęcia prawidłowej decyzji.

Sprawdź jak przebiega zakładanie spółki z o.o.!

Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.

Jak stać się wiarygodną firmą?

Autor: Barbara Lisowska

W dzisiejszych czasach stworzenie firmy od podstaw jest niezwykle trudne. W zależności od branży spotkamy się z większą, lub mniejszą konkurencją oraz różnymi możliwościami jakie daje dana branża.

Przed rozpoczęciem procedury otwarcia swojego biznesu powinniśmy przekonać się jak inne, podobne firmy funkcjonują na rynku oraz z jakimi przeciwnościami możemy spotkać się już na wstępie działalności.

Nowe firmy na rynku mają wiele problemów i trudności zwłaszcza pod względem przepisów prawnych. W Polsce przepisy dotyczące otwarcia nowej firmy są rozległe, dlatego warto zainwestować w profesjonalną poradę prawną, aby wszystkie potrzebne dokumenty wypełnić właściwie. Nie tracimy wówczas czasu na poprawianie papierów oraz dodatkowe wizyty w urzędach, które wydłużają całą procedurę. Poprawne wypełnienie dokumentów sprawia, że firmę otworzymy szybciej i sprawniej.

Otwarcie firmy to dopiero początek mozolnej drogi do stania się firmą znaną, profesjonalną i cenioną. Rzetelna firma to taka, która cieszy się zadowoleniem klientów, dąży do perfekcji oraz posiada zaufanie kontrahentów. Firma o cenionym na rynku zaufaniu zyskuje prestiż oraz coraz większe zyski. Dlatego już od początku drogi do zdobycia uznania na rynku warto dbać o dobry wizerunek.

Każdą firmę tworzą ludzie. Dlatego na etapie rekrutacji ważne, by wybierać ludzi, którzy stworzą spójną całość oraz będą dobrze świadczyć o danej firmie. Ważne są nie tylko kompetencje, ale również dobra aparycja i umiejętność pracy z ludźmi.

Tylko wówczas nasi klienci będą chętnie korzystać z naszych usług oraz polecać naszą firmę swoim znajomym.

W zależności od branży wymagania mogą być różne, jednak warto pamiętać, że zgrany zespół jest ważny. W końcu w pracy spędzamy wiele godzin dziennie, warto zatem zapewnić dobrą atmosferę w swoim przedsiębiorstwie.

Warto również zwrócić uwagę na inne aspekty budowania wiarygodności biznesowej, a mianowicie - rzetelności finansowej. Brak długów, pełna wypłacalność to z pewnością atuty, które pomagają w budowaniu pozytywnego wizerunku. Dobrym pomysłem dla przedsiębiorców jest na przykład zdobycie certyfikatów potwierdzających taką rzetelność finansową czy też inne tego typu wyróżnienia i referencje partnerów biznesowych.

Dowiedz się więcej na temat certyfikatu Rzetelna Firma

Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.

Sprawna księgowość dzięki nowoczesnym aplikacjom

Autor: Greta Rozmysłowicz

Obieg informacji i dokumentacji jest ważnym czynnikiem w zarządzaniu przedsiębiorstwem, jak również w relacjach z kontrahentami. Liczy się przede wszystkim czas, stąd optymalizacja wszelkich procesów jest warunkiem koniecznym rozwoju firmy i zyskania przewagi konkurencyjnej.

Aby sprostać wymaganiom czasów współczesnych, w przedsiębiorstwach wdrażane są narzędzia oparte o technologie informatyczne.

Standardy obecne w biznesie

Standardem staje się obecnie optymalizacja procesów biznesowych z wykorzystaniem nowoczesnych technologii. Za pomocą nowoczesnych narzędzi usprawniane są wszystkie procesy składające się na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Szereg systemów jest wdrażanych w we wszystkich działach firmy, począwszy od administracji, poprzez księgowość, a na zarządzaniu relacjami z klientami i kontrahentami skończywszy.

Specjaliści jednoznacznie podkreślają, że systemy IT są obecnie koniecznością. Każda firma jest niejako zobowiązana podążać zgodnie z trendami technologicznymi, od których w pewnym stopniu zależy przecież sprawne zarządzanie przedsiębiorstwem i utrzymanie trwałych relacji biznesowych.

Systemy IT w księgowości

Wykorzystywanie systemów IT ma szczególne znacznie w księgowości, gdzie niewątpliwie usprawniają one zarządzanie sprawami finansami. Nie dziwi więc fakt, iż w przedsiębiorstwach wdrażane są nowoczesne narzędzia oparte o nowoczesne technologie informatyczne. Jednak na tym nie koniec. Zmiany zachodzące na rynku sprawiają, że przedsiębiorcy odchodzą od tradycyjnego modelu zarządzania przedsiębiorstwem, w którym wszystkie działania realizowane są w obrębie struktur firmy. Z tego też względu standardem jest już przenoszenie znacznej części obowiązków wynikających z obsługi finansowej przedsiębiorstwa poza jego struktury. Znaczna część prac wykonywana jest obecnie w ramach współpracy firmy z biurem rachunkowym. Jednak i ta forma prowadzenia księgowości wymaga stosowania nowoczesnych technologii.

Księgowość dostępna online

Korzystanie z nowoczesnych technologii i Internetu w księgowości to przede wszystkim oszczędność czasu. Już od dawna dostępne są aplikacje online dedykowane firmom prowadzącym samodzielnie księgowość, lecz bez wsparcia działu finansowego będącego częścią struktur firmy. Zazwyczaj są to firmy o mniejszym zakresie działalności. Programy do księgowości online są przygotowane w taki sposób, aby każda firma bez względu na rodzaj prowadzonej działalności, mogła z nich korzystać.

Aplikacje online obsługiwane są z poziomu przeglądarki internetowej, a do obsługi wymagane jest wyłącznie założenia konta. Ta opcja jest o tyle korzystna, że pozwala generować dokumentację przez dwadzieścia cztery godziny na dobę z dowolnego miejsca. Z aplikacji można bowiem korzystać zarówno za pomocą urządzeń stacjonarnych (komputery), jak również mobilnych (np. tablet). Narzędzia dostępne online są korzystne również w przypadku firm posiadających oddziały w różnych regionach lub których pracownicy często przebywają w delegacji.

Aplikacje online a biuro rachunkowe

Ale tego typu rozwiązania stosowane są obecnie również w ramach współpracy między przedsiębiorstwem a biurem rachunkowym. W kontekście ousourcingu prac księgowych aplikacje online są o tyle korzystne, że bieżący dostęp do dokumentacji ma zarówno podmiot odpowiedzialny za zakres prac finansowych, jak również strona je zlecająca. Przedsiębiorca podejmujący współpracę ma więc możliwość kontrolowania obiegu dokumentacji i śledzenia procesów księgowych. W ten sposób nie tylko sprawniej wykonywane są prace, ale też łatwiejszy staje się kontakt między dwiema współpracującymi stronami.

Artykuł powstał przy współpracy z https://biuro24.pl

Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.