Jak zoptymalizować procesy w sektorze usług?

Jak zoptymalizować procesy w sektorze usług?

Autor: Dobromir Wiatr

Lean Management, czyli Szczupłe Zarządzanie, zazwyczaj kojarzy nam się z zarządzaniem i optymalizacją procesów produkcyjnych. Jego założenia można jednak zastosować również w sektorze usług, z bardzo korzystnym skutkiem. Jak to zrobić?

1. Dowiedz się, co zmienić

Bez względu na to, czym zajmuje się nasza firma, przed rozpoczęciem optymalizacji jej działania musimy zbadać, co należy zmienić. Może będą to kwestie dotyczące zatrudnienia pracowników, może wygląd ich miejsca pracy, a może rodzaj stosowanego przez nas marketingu? Bez względu na to, co wykaże analiza, zmiany są niezbędne – innowacje technologiczne sprawiają, że dopiero wdrożone działania stają się przestarzałe, dlatego należy jak najszybciej przystąpić do działania.

2. Wyznacz priorytety

By odnieść sukces, firma musi oferować to, co najlepsze w najlepszej cenie – wtedy możemy liczyć na zainteresowanie usługobiorców. Nic więc dziwnego, że jednym z priorytetowych działań jest doskonalenie jakości oferowanej usługi – dane, które wchodzą w skład procesu usługowego muszą być jak najbardziej poprawne i kompletne. Warto popracować także nad terminowością – dla usługobiorcy ma ona kluczowe znaczenie, więc jeśli dostrzeżemy w swojej firmie uchybienia w tym zakresie, musimy jak najszybciej je wyeliminować. W końcu oczywiście sama produktywność – jej poprawa jest niezbędna, by oferowana przez nas usługa była nie tylko najwyższej jakości, ale także by proces jej wytwarzania i opracowywania był jak najkrótszy.

3. Zaangażuj pracowników

The Royal Bank of Scotland w obliczu kryzysu finansowego, podobnie jak inne instytucje finansowe, notował pogorszenie wyników finansowych. Niezbędne okazały się zmiany: poprawa konkurencyjności oraz innowacyjności produktów. Wdrożony w instytucji Lean Management pozwolił na szybką reakcję – zauważono jednak, że po zakończeniu szkoleń Szczupłego Zarządzania pracownicy wracali do starych nawyków, traktując Lean Management jako jednorazowy projekt. Dodatkowo, zatrudnione w firmie osoby wybierały jedynie pasujące zespołowi elementy przewidzianej strategii, a brak odpowiednich umiejętności, mnogość zmian oraz prowadzenie wielu inicjatyw jednocześnie sprawiało, że pracownicy byli w miejscu pracy sfrustrowani i nie angażowali się w rozwój firmy. Dopiero poniesienie poziomu wiedzy i pojawienie się bodźców służących stałemu rozwojowi pozwoliło uzyskać zadowalające efekty. Wprowadzono warsztaty dla zatrudnionych, przydatna okazała się także transparentnośc wyników pracy oraz coaching. Dzięki szybkiej optymalizacji procesów firma zyskała nie tylko organiczenie kosztów i nieefektywnych procesów, ale także grono zaufanych pracowników, którzy pomagają sobie wzajemnie i stale chcą się rozwijać.

4. Nie przestawaj działać

Droga do wdrożenia Lean Management nigdy się nie kończy – to regularny rozwój, wprowadzanie udoskonaleń i optymalizacja, która przynosi wymierne efekty. W każdej firmie można z powodzeniem ją zastosować, by zapobiec marnotrwstu i stagnacji. I my na pewno nie pożałujemy.

---

Więcej informacji dotyczących Lean Management na stronie Smart Lean - specjalistów ds. Lean Management oraz Lean Manufacturing.

Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.