Jak udrożnić niedziałającą strukturę organizacyjną - ciąg dalszy

Jak udrożnić niedziałającą strukturę organizacyjną - ciąg dalszy

Autor: Marek Mrowiec

Trzecia część "7 Sekretów Uporządkowanego i Skutecznego Biznesu"

Co się stało

• By zrozumieć co się stało, cofając się w poprzednie lata – zobaczmy co działo się z firmą.
• Naturalne, że gdy szybko rozwijałeś swój biznes, wraz z szybkim wzrostem obrotów rosła ilość zatrudnionych osób potrzebnych do realizacji zleceń… Wszystko OK. Problem tkwi w tym, jak te stanowiska były organizowane. Podstawowe błędy to:
• stanowiska dla prestiżu – nie rzeczywistej roli: ludzie pracujący dłużej, z pobudek czysto ideologicznych woleli być przedstawiani w schematach coraz to wyżej, pojawiały się dumne deklaracje kto kim rządzi i jakie ma stanowisko… …napisane na wizytówce: kierownicy, dyrektorzy, kilka osobowych komórek, gdzie tak naprawdę wszyscy wykonywali to samo;
• centralizacja decyzji: paradoksalnie, mimo posiadania „schematu kierowników”, decyzje i tak podejmowałeś scentralizowanie Ty i czasem 2 lub 3 inne zaufane osoby, co nie miało nic wspólnego ze strukturą organizacyjną;
• działy oderwane od rzeczywistości: często w naturalnym odruchu kopiowania wzorców od większych firm, wprowadzałeś działy, komórki… które same w sobie nie są złe, ale nie do końca odpowiadały faktycznemu podziałowi pracy w codziennej działalności firmy;
• ludzie jeśli się na czymś znali, automatycznie zostali połączeni ze stanowiskami – przykładowo kierownikiem dostaw stała się osoba, która kiedyś tam zajmowała się też ich realizacją, dyrektorem handlu – dawny handlowiec. Są sytuacje, kiedy jest to dobre rozwiązanie, jednak bardzo często na stanowiskach kierowniczych bardziej od wiedzy wymagane są inne umiejętności – jak zarządzania i nadzorowanie;
• Zabłysnęły firmowe gwiazdy, które do dziś cicho bojkotują pomysły zmian. Naturalną konsekwnecją stało się, iż osoby odpowiedzlne za sprzedaż stają się gwiazdami firmy - szczególnie Ci najlepsi, dodatkowo posiadając ogromną wiedzę, która nie pozwala ich łatwo usunąć i ustawić. Dodatkowo, z racji obsługi Klienta i rozwoju sprzedaży, mają z Tobą jako właścicielem najczęstszy kontakt i stanowią głos doradczy, nie patrząc przez pryzmat całości firmy, lecz tylko handlu i sprzedaży. Bojkotują też większość decyzji mających służyć rozwojowi całości organizacji – bojąc się o osłabienie swojej pozycji. Poznajesz ich? Jeśli nie, zrób to jak najszybciej.

Ciekawy materiał uzupełniający

Zobacz na animacji co się działo, gdy firma się rozrastała oraz kto jest Twoim firmowym „El Diabolo” http://systemowyrozwojbiznesu.pl/odpowiedzialnosci

Co mamy zrobić

Co osiągnąć:

Znasz już błędy… Tymczasem schemat organizacyjny powinien stać się bardzo ważnym dokumentem, a nie po prostu kartką papieru. By pomóc w rozwoju firmy, musi przedstawiać faktyczne role (patrząc po codziennie wykonywanych zadaniach, a nie jak zostało przyjęte – podczas kiedyś tam, przy zamawianiu wizytówek.

Co zrobić:

• By to osiągnąć, niestety trzeba zadać sobie trudne pytania i szczerze na nie odpowiedzieć – na temat ważności wszystkich osób w firmie, nawet w przypadku ulubionych współpracowników czy firmowych gwiazd…

• Nowa struktura decyzyjna musi być wolna od personalnych przyzwyczajeń. Zastanawiasz się czego oczekujesz od danego stanowiska managera, a nie Kasi, Tomka czy Marka;
• Żeby tego dokonać musimy oddzielić ludzi od stanowisk – one bardzo się zrosły w trakcie rozwoju z poszczególnymi stanowiskami, np. ktoś znał się na zatrudnianiu i został odpowiedzialny za zasoby ludzkie.

Wiadomo - zdarzą się osoby, które będą to bojkotować, taka jest cena za dojście do kolejnego etapu na drodze do sukcesu. Część pracowników, z obawy przed wyjściem na jaw ich niedociągnięć czy aspiracji, może odejść – no, ale takich osób przecież nie warto trzymać u siebie – zgadzasz się? Pamiętaj, że decyzje podejmujesz dla dobra wszystkich, choć niektórzy mogą tego nie rozumieć.

A co z gwiazdami i pseudokierownikami? Tutaj doświadczenie pokazuje mi dwie drogi:

• jeśli faktycznie nie mają żadnych innych uprawnień i obowiązków w porównaniu z innymi pracownikami w dziale – należy po prostu ich wyrównać do poziomu…
• lub docenić ich wkład, powoli przekształcając w faktyczne stanowisko kierownicze, jasno wskazując, które drobne decyzje i obowiązki Twoje bądź innego dyrektora powinni przejmować. Są to też wspaniałe osoby, jeśli chodzi o konieczność nadzorowania i zbierania informacji, które chciałbyś otrzymywać z pracy nowego działu.

Jak podoba Ci się praca w odkrywaniu swojego biznesu na nowo? Ciekawie, prawda?

W następnym materiale pokażę Ci, jak po odetkaniu struktury organizacyjnej łatwo i przejrzyście określić odpowiedzialności oraz jak dzięki nim stworzyć mechanizm do sprawnego i automatycznego podejmowania decyzji.

---

Marek Mrowiec - ekspert optymalizacji i porządkowania biznesu, wdrożeniowiec ISO 9001 www.SystemowyRozwojBiznesu.pl

Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.