Zatrudniając pracowników musimy poinformować ich o fakcie przetwarzania danych osobowych

Zatrudniając pracowników musimy poinformować ich o fakcie przetwarzania danych osobowych

Autorem artykułu jest Filip Turyk

Nie wszyscy wiemy, że zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych każdy pracodawca ma obowiązek spełniania tzw. obowiązku informacyjnego wobec wszystkich swoich pracowników

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych w art. 24 nakłada na każdego administratora danych obowiązek informacyjny. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy osoba jest już poinformowana o tym fakcie lub przepis szczególny wyłącza konieczność informowania. Dotyczy to również pracodawców. Prawidłowe przetwarzanie danych osobowych pracowników oznacza między innymi konieczność spełnienia tego obowiązku. O czym powinniśmy poinformować naszych pracowników?

Po pierwsze o nazwie i adresie naszej siedziby

Po drugie o celu, w jakim zebraliśmy dane ( w naszym przypadku oczywiście jest to zatrudnienie)

Po trzecie o prawie dostępu do treści danych oraz ich poprawiania

Po czwarte o obowiązku podania danych wynikających z Kodeksu pracy

W jakiej formie należy spełnić obowiązek informacyjny?

Ustawa nie precyzuje, w jaki sposób powinniśmy poinformować pracowników. Oznacza to, że możemy przyjąć dowolną formę pod warunkiem, że nasi pracownicy otrzymają i zrozumieją informacje, które mamy im przekazać. Możemy, więc na przykład umieścić notkę do podpisu w trakcie procesu zatrudniania. Innym rozwiązaniem jest umieszczenie odpowiedniej klauzuli w regulaminie pracy. Dopuszczalne jest również informowanie mailem lub ustne. Procedura informowania powinna znaleźć się w dokumentacji, jakiej wymaga właściwa ochrona danych osobowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu w przypadku wątpliwości będziemy mogli udowodnić, że postępujemy zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych. Niedokonanie obowiązku informacyjnego podlega odpowiedzialności karnej. Art. 54 Ustawy stanowi, że kto administrując zbiorem danych nie dopełnia obowiązku poinformowania podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

---

Filip Turyk
Idcon ochrona danych osobowych
www.idcon.com.pl

Artykuł pochodzi z serwisu www.Artelis.pl